制度规范科学 开创档案工作新局面

2009年8月学校研究决定，在原综合档案室的基础上，成立对了外经济贸易大学档案馆、校史馆（两块牌子一套人马，外经贸学人字[2009]164号），正处级建制。学校档案工作的升级建馆，这是学校科学发展、内涵发展的重大举措。在校领导的领导下，在档案管理、校史馆筹建和校志编撰等多项重大工作中，档案馆克服人手少、任务紧、责任重的困难，内部凝心，外部借力，拼搏奋进，内外兼修，在基础业务、建章立制、服务利用、对外交流等方面都取得跨越式的发展，初步实现了全校档案工作制度化、规范化、科学化管理，开创了我校档案工作的新局面。

作好档案管理工作，促进学校又好又快发展

建章立制 明确责任 法制化是做好档案管理工作的基础。2008年8月27日由教育部和国家档案局联合颁发了《高等学校档案管理办法》（简称“27号令”），这是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展作出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。在学习贯彻27号令的基础上，2009年12月，学校制定了《对外经济贸易大学档案管理办法》（外经贸学档案字〈2009〉251号），这是学校的第一份以红头文件形式正式下发的档案管理文件。依据27号令的精神，我校的档案管理办法明确了学校档案工作由校长领导，一位校领导分管，并明确校长和主管校长、学校档案馆（室）以及各单位专兼职档案员的职责，明确了“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”，为全校档案工提供制度依据。同时档案馆着力全面落实《对外经济贸易大学档案管理办法》，细化工作条例，促进全校档案工作的制度化和法制化。档案馆还利用各种有利时机，通过多种形式，开展学习遵守维护档案法律法规宣传活动，提高全员档案意识。

强化意识 优化管理 我校档案形成于学校各个时期，现共有经贸大学和金融学院两大全宗，包括党群、行政、教学、科研等十一个类别的档案近万卷。另外，人事、财务、科研、仪器设备等专业档案约有近3万卷（册）。

档案是真实的历史记录，具有图书、报刊等其它形式的信息所不可替代的重要的凭证和参考作用，但由于受传统档案管理模式的影响，档案工作在各高校中心工作中处于相对边缘化地位。2009年以前，我校档案工作主要由隶属于校长办公室的科级单位综合档案室负责，常年只设一人，所以我校的档案管理长期以来基本上处于初级的整理保管阶段，不可避免的存在归档不全，漏归现象。

档案工作的升级建馆后，为将我校的档案管理工作提高到一个新水平，档案馆创新工作思路方式，对档案业务重新进行了功能布局，设置行政办公室及三个专业科室，分别为：文书档案室、科技档案室、开发利用办公室，实现了档案的分类管理。档案室原有正式职工2人，外聘人员2人；建馆后，现有正式职工3人，外聘人员5人。经过机构设置的配备和人员的充实，档案馆初步建成了与学校办学规模、办学历史、事业发展相适应的规模，为我校档案工作的发展奠定了组织基础。同时档案馆加强内部管理，建立和完善岗位职责，规范了工作流程，优化工作资源，提高服务效率，提高工作人员的业务素质，强化服务意识，提高服务能力和业务工作能力。在今年的档案收集工作中，档案馆深入各立档单位进行业务指导。

建设队伍 提高水平 做好档案工作，队伍建设是关键。档案馆独立建制后，及时发出建设一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍的设想和通知，各部门、各单位积极支持，都配备了一名专兼职档案员，负责本部门文件、资料的收集、整理、立卷和移交工作。目前全校兼职档案员达50余人。档案馆与各单位兼职档案员保持着密切联系，较好地发挥了业务监督与指导作用，形成了覆盖全校的档案管理工作网络。

在建立档案队伍基础上，档案馆还广泛开展档案业务培训。在2010年4月上旬举办“办公室主任及相关人员培训会议”上，档案馆聘请了北京高校档案研究会秘书处主任对各单位档案员进行了档案基础知识培训。为了进一步做好档案具体工作，档案馆于2010年4月27至29日，举办了档案员操作实务培训，根据各部门工作特点，采取分批的方式。通过培训，增强了各部门的档案意识，提高全校档案管理水平。

科学管理 服务至上 2002年，在学校大力支持下，档案馆引入了“南大之星档案管理系统”，逐步开展档案工作的信息化。2005年根据信息化校园建设要求，档案室与学校信息化建设单位共同研制开发了校内文档一体化系统，初步实现文件、档案的一体化管理。

升级建馆后，档案馆进一步加强档案资源的信息化建设，截止到今年5月，学校1951年建校以来全部案卷已录入到《档案管理系统》中，实现了案卷目录的信息化管理，为学校各单位档案信息的查询、利用提供了便利。

精心策划 认真开展校史馆筹建工作

参观考察 学习创新 他山之石，可以攻玉。升级建馆后，全馆进一步转变思想，提高认识，以新的标准开展工作，经常开展各种学习和交流活动。一方面，通过网上查询，了解全国高校档案馆工作开展情况；另一方面，坚持“走出去”的原则，对重点高校进行实地调研。2009年11月我校档案馆/校史馆对北京、上海、天津、南京等地兄弟高校的档案馆\校史馆建设情况进行调研学习，先后走访了北京的中国人民大学、北京交通大学、中央财经大学；上海的同济大学、上海交通大学、第二军医大学；天津的天津大学、南开大学；南京的南京大学等几所高校。通过参观、访谈等形式，了解到目前高校校史馆的设计思路、整体布局和筹建经验等情况，开阔眼界和思路,了解掌握新的信息和动态,为档案馆今后发展和校史馆建设打下了基础。

精心设计 扎实推进 史料征集是校史馆建设最重要的基础工作，2009年11月学校面向对外经济贸易大学（包括原对外经济贸易大学和原中国金融学院）全体师生员工（包括离退休教职工）和海内外校友发出征集校史资料和实物的公告，面向学校各有关部门发出《关于集中收集、征集重要实物和声像档案的通知》，加强在校内外的宣传，引起广大师生广泛的关注。与此同时，还在《校友之家》杂志和学校网站“公告栏”上，发布征集公告，大力开展档案征集工作。

此外档案馆工作人员还通过走访、慰问、座谈等形式来向老领导、老校友进行重点征集，取得他们的帮助。在征集史料的过程中，先后整理收集了大量珍贵的历史照片与资料，进一步丰富了馆藏资源。同时大量开展史料抢救工作，从5000多卷档案资料中，搜集、整理、翻拍历史文件、实物资料等，为布展提供基础素材。

档案馆/校史馆精心设计了《校史馆建设调查问卷》，激发全校师生员工和海内外校友的聪明才智，为校史馆的设计和建设出谋划策。在多方调研的基础上，经过座谈、讨论，档案馆/校史馆正就校史馆建设总体方案和校史展览大纲进行精心设计和反复修订。总体方案以我国经济的对外开放进程为总背景，以涉外经济、贸易、法律、管理等学科建设的学术史、教育史为主线，以学校的教学科研及人才培养为中心，以学科带头人、知名教授和优秀成果为主体，广泛调研，深度挖掘，力争通过立项和招标吸引优秀人才参与设计和布展，为广大师生员工、海内外校友呈现一个史料翔实、特色鲜明、蕴意深厚、手段先进、发展空间广阔的对外经济贸易大学校史博物馆。

撰写（2000-2010）校志 为六十周年校庆献礼

《校志（2000-2010）》编写是我校六十周年校庆的重点工程，学校领导高度重视校志编撰工作，由校庆筹备工作领导小组组长徐子健副校长直接负责，办公室设在档案馆/校史馆。

档案馆接受任务后，在广泛调研的基础上提出《校志（2000-2010）》撰写方案，会同校志编写工作小组，多次召开校志编撰工作专题会议和学校老同志、专家座谈会等，从校志的编撰体例、章节顺序、具体内容等多个方面进行充分酝酿，形成了《校志目录讨论稿》。在组建了全校校志编写主笔队伍后，校志编写工作小组又多次研讨，征求专家意见，研究制定了《校志（2000-2010）》培训大纲，任务分解书等培训材料，在综合培训的基础上进行了试写和初审，尔后根据初审情况分门别类的开展了二次培训，为校志工作的顺利开展奠定了较好的基础。

改革创新、科学发展，是高校的任务，也是高校档案工作的任务。当前学校以深入学习实践科学发展观为契机，紧紧围绕高水平特色大学建设目标，进一步解放思想、深化改革、锐意创新、开拓进取，确定了“科学发展、内涵发展、特色发展、现代化发展”的发展思路，学校各项事业进入又好又快的发展轨道。作为学校的重要信息资源基地，档案馆将坚持科学发展观，围绕学校的中心工作，以服务促管理，以建设促发展，为学校的科学决策提供完整的资料档案，为把我校建成国际知名的有特色高水平大学作出应有的贡献。