2005E卡通建设研讨会

我校财务处副处长黄潮发在全国高校"E卡通"建设研讨会上的主题发言(全文)

发布时间: 2005年12月04日 浏览次数: 编辑:

对外经济贸易大学“校园e卡通”系统建设实践与探索

黄潮发

2005124日)

引言

借此次受中国教育会计学会之委托,在我校召开第二次全国“校园e卡通系统”建设研讨会之际,结合我校“校园e卡通”系统建设过程中的经验与教训,谈一点我们的粗浅认识,以期抛砖引玉,与大家交流,向大家学习。

我国的“校园e卡通”系统项目,近几年一直普遍受到各高校的关注与重视。许多高校的“校园e卡通”系统做得很好,很受欢迎。更多的高校正在陆续进入“校园e卡通”系统项目的建设、或对已有的系统进行拓展功能与应用范围的行列之中。

我国的“校园e卡通”系统项目,在仅仅几年时间里,就有了如此之高的认同程度与快速发展最根本的原因,就是它为我国高等学校的管理实现信息化、网络化、自动化,提高工作质量与服务质量水平,提高管理效率与管理效益,特别是为规范与维护学校内部的经济行为与经济秩序,提供了确有成效的一种途径与模式。更直接的原因,则是“校园e卡通”系统具有综合高效、方便实用的优越性能,具有较高的投入产出比,具有良好的经济效益与社会效益。

关于 “校园e卡通”系统,我们较早前就对它的优越性能,它可能会带来高校的管理机制与作业模式的变革,从而对高校各项事业的发展产生积极促进作用有所认识,故也是较早涉足这一领域的实践者之一。

对外经济贸易大学“校园e卡通”系统的建设与实际应用,基本情况与已进入这一领域的各兄弟高校差不多,大同小异。我们觉得这“小差异”只是在于:我们作为较早的先行者之一,有着多一点的酸甜苦辣的体验,有着多一点的教训与反思,有着多一点的经历与收获。

第一部分:初始实践之教训与反思

我校筹划建设 “校园e卡通”系统项目,始于2002年。初始建设过程中遇到了许多的艰难与困惑。这其间出现过校内一些部门和人员的不理解、不支持、不配合,我们自身也出现过一些失误,走过了一段弯路,也造成系统终端设备(金融POS机和接触式IC卡)不能物尽其用,形成浪费;同时系统所能提供的功能产品,不能完全适应和满足学校事业发展需求等。但是,这段曲折的实践经历,为我们积累了宝贵的经验,是不可多得的一笔财富。

我校“校园e卡通”系统项目,原计划分为两期实施(一期主要是核心基础平台建设、经济交易支付与清算功能产品及图书管理子系统的研发;二期则是以公共事务与专项业务管理功能产品为主)。项目一期工程于20034月初步建成并投入试运行,然而运行的结果不尽如人意。

一、存在的问题与不足之处

1、系统与设备运行状态不够稳定、故障率较高。特别是关键链接点主要设备(圈存机)出现“水土不服”,安装在食堂使用的POS机不仅故障率较高,且兼有使用操作不方便;

2、系统所能提供的服务与管理功能产品不能完全适应和满足学校事业发展需求(如不能直接使用校园卡洗浴等);

3、系统的制发卡业务流程繁琐,弹性适应与稳定性能不好,制发卡周期过长,体现不出方便快捷的优点,无法适应服务对象的要求;

4、系统日常运行与维护的人力与费用成本偏高;

5、系统的身份认证要素与管理应用功能不足。

二、存在问题与不足之处的原因

针对以上存在的问题与不足之处,我们进行了深入检讨与反思,全面分析原因,认为它既有主观、客观方面的,也有业务流程与技术标准、以及设备的选择等方面的原因:

1、初始的指导思想有偏差,系统的建设存在“预先研究不足,许多关键性的问题没有完全了解与考虑清楚”,致使设想的规划方案还不够成熟,有些具体设想“超越现实客观环境”。(例如:曾设想以校园卡完全替代学生证、用接触式智能IC卡过渡并最终替代磁条银行卡)

2、当时具有现今含义与技术应用水平的“校园e卡通”系统项目,基本上还处于项目刚启动或初步建成,没有很成功的案例和很成熟的经验可借鉴与利用,实施过程基本上处于探索性研发与建设同步进行。

3、选择保障资金安全的执行标准要求过高,完全依照中国人民银行制定的金融安全与规范标准执行,结果严重制约了校园卡应用功能的后续开发。

4、校园卡由合作银行制发,并与银行卡一对一紧密捆绑,是造成弹性适应与稳定性能不好,制发卡流程繁琐、周期过长的根源。

5、采用的圈存机和金融POS机、接触式IC卡,虽然它们完全符合国家金融安全标准规范,且安全性能高,但是对用卡环境条件要求高,特别是接触式IC卡,怕高温潮湿、怕污染腐蚀,不适应食堂、洗浴室等环境使用。

6、系统的核心设备配置不足,技术与质量标准偏低,不能满足系统稳定安全运行的要求。

7、“校园e卡通”系统基于学校公共网络运行,但公共网络布局不合理,其实际运行状态不能满足可靠性、稳定性与安全性要求。

8、接触式IC卡与终端POS机的单价较高,且不适应现实使用环境,造成日常运行、使用成本与维护费用较高。

9、缺少具有计算机与信息管理专业技术方面的管理人员,无法适应工作需要。

三、解决存在问题与不足之处的途径

根据检讨与反思的结果,结合学校事业发展对“校园e卡通”系统提出的新服务需求,(注:学校近10万平米新学生公寓即将建成投入使用,涉及它内部每层1个,共有10个公共洗浴室的管理,以及进出公寓和新教学楼的门禁管理;学校保卫处和公安派出所户口申报和申领第二代身份证等),决定对整个系统进行“软硬兼施”的全面“升级改造”。

为了保障 “升级改造”后“校园e卡通”系统,具有高可靠性、安全性与稳定性,具有综合高效、方便实用的优越性能。我们充分吸收前期实践中积累的经验教训与反思的收获成果:高度重视对硬件设备的选型与合理配置;高度重视系统核心基础平台和相关业务流程的优化,特别是它的柔和性和拓展性的优化;高度重视符合高校实际需求的,具有方便性、实用性、高效性的服务与管理功能产品的开发应用与研究探索。就实施“升级改造”确定了以下基本框架和主要内容:

1、修正初始指导思想偏差,确立 “求真务实”,“立足现实”与“可持续发展”的基本指导思想;

2、修正对服务与管理功能产品的研发定位,按照 “宽适应性、强实用性”的原则,重点建设系统核心基础平台,注重其柔和性与拓展性,为可持续发展打好基础;

3、更新系统核心基础平台软件及全部应用子系统软件,完全采用湖南开远信息技术有限公司研发的第二代产品。

4、校园e卡全部更换为Mifare1s70射频IC卡;

5、硬件方面全部更换终端POS机,改造圈存机,补充系统的核心设备,建立经济交易支付与清算数据的双机热备份,并联同会计核算专用服务器,完整构建数据运行与数据交换安全机制,改善学校公共网络布局和运行状态,保证具有较高的可靠性、稳定性与安全性要求;

6、调整联行往来子系统的业务流程,将校园卡与银行卡的链接模式,由原固定的一对一紧密捆绑模式,调整为临时的一对多松散耦合模式(注:一对多是指一张合作方的银行卡自由对应多张校园卡,或反之;临时的、松散耦合模式,即是校园卡、银行卡各自相对独立,当圈存操作行为发生时,才临时的建立起短暂链接,完成圈存操作后链接即时断开);

7、调整校园卡制发卡子系统的业务流程,将校园卡原由合作银行制发,改为由学校独立自主制发;

8、加强与深化校园卡交易支付与清算子系统和会计核算子系统之间基础数据交换,关联数据相互核对与验证,确保资金安全;

9、适时适当配备计算机与信息管理专业技术人员;

四、反思与改进之效果

按照上述基本框架和主要内容,实施“升级改造”后的“校园e卡通”系统,目前还处于进一步完善的过程中,有些服务与管理功能产品还正处于研发和探索之中,但由于系统具有较高的可靠性、安全性与稳定性,特别是核心基础平台具有较好的柔和性、拓展性,系统所提供的高效快捷、方便实用的服务与管理功能产品较为丰富,自投入运行以来,切实方便了广大师生的学习工作和生活,提高了工作质量与服务水平,增强了管理效率与效益,受到了广大师生和学校领导的欢迎与赞许。

第二部分:关于服务与管理功能产品研发

我校“e卡通”系统的服务与管理功能产品,与各兄弟高校大同小异,也是包括两个基本方面:

第一、经济交易支付与清算方面,目前已经提供的服务与管理功能产品有:在校园内的用餐、购物、购书、就医、洗浴、上机上网与文娱和体育等消费;自助圈存、自助缴费和领取补助等。后续(处于研发或探索中,下同)可能提供的有:开水供应、乘坐班车等。

第二、公共事务与专项业务方面,已经提供的服务与管理功能产品有:图书管理、门禁管理、用于学生户籍申报和居民身份证申领的数码人像信息资料等。后续可能提供的有:学生户籍申报和居民身份证申领的文字信息资料及其综合管理应用、校园201电话、大学生体能测试、自助输出与打印专用证件(学生证、考试证、毕业证)等。

关于研发上述服务与管理功能产品的解决方案,仅就我们自己感觉(不一定准确)与兄弟高校有点“小差异”、有点特色,可能对大家有点启发借鉴作用的三项功能产品,分别作点简要的介绍。

一、公共洗浴室全程自动化管理功能产品

1、产品的功能与特点

我校“e卡通”系统在公共浴室的应用,目前已实现全程自动化,洗浴者只要预先圈存洗浴专项费用储值,其后可直接持校园卡,在校内已经与“e卡通”系统链接的12个开放公共浴室中,任意选择某一个浴室中的一个或多个喷淋头洗浴,洗完直接离开浴室,系统自动汇集计算应缴费用金额,并自动扣收。

这种遵循公共浴室常规的洗浴模式(洗浴者非固定在某个喷淋头),可充分利用喷淋头的使用效能,增加洗浴室单位时间内的洗浴量;全程自动化则极大的方便了洗浴者,减轻了管理人员的劳动强度,同时节省了人力与能源等资源消耗。

这项功能产品具有方便、实用、高效、节约的特点,很适合高校公共浴室的应用,特别是对单个浴室规模小、浴室数量多的单位,效果更好,效益更加显著。

2、产品研发的具体解决方案

我校研发与应用公共洗浴室全程自动化管理功能产品的具体解决方案:采用北京圣科宏业科技有限公司的水控系统与“校园e卡通”系统对接而实现。两个系统相对各自独立,对接采用共享管理机上数据库的形式;运行形式上,采用在管理机上运行两套系统(浴室管理系统和“e卡通”洗浴数据采集子系统); 并在“校园e卡”内设置水控专用扇区和专用电子小钱包,由持卡人自行在圈存机上完成从其“校园e卡”主钱包向专用小钱包充值。

二、数码人像采集与综合应用功能产品

1、产品的功能与特点

我校“e卡通”系统的具有原创性的数码人像采集与综合应用功能产品,特点和优势是实现了“校内一次采集,内外多方共享”。它具有方便、实用、高效、节约的特点,符合高校的实际,很适合高校应用。

目前,我们用它所采集的数码人像信息资料,除用于 “校园e卡通”系统的身份管理与认证子系统数据库,校园卡卡面(人像、姓名及身份,简单识别的三要素),还用于图书管理系统、教务管理系统、人事管理系统等。

同时,用它所采集的数码人像信息资料,实现了与公安派出所的共享应用。从而简化和减轻了学校保卫处和公安派出所,每年办理新入学学生申报户籍和申领身份证过程中的繁琐程序和大量手工作业,免去了需要学生到派出所现场(每天百余名),排队等待拍摄制作第二代身份证数码相片的麻烦。经应用这项功能产品后,每年几千名学生申报户籍和申领身份证,公安派出所仅需要接受一个计算机移动硬盘,将其与公安部门的户籍和身份证管理系统进行临时对接,接收传输的相关信息数据资料,即可满足其申报户籍和申领身份证的需要,收到事半功倍的效果。

这项功能产品的应用,学生也是最直接的受益者,学生仅需要在入学时,作一次数码人像信息资料采集就行了。免去原来学生入学时及其在校学习生活期间,分别向学生处、教务处、保卫处、图书馆、校医院和“e卡通”等部门递交相片,或进行拍摄数码相片的麻烦,特别是免去入学报到要拍摄普通数码相片用于申报户籍,报上户籍后还得再到派出所去,再次拍摄制作第二代身份证数码相片之车马劳顿和时间浪费。

2、产品研发的具体解决方案

首先,充分预先调研校内各部门的具体需求,了解学生入学户籍申报与身份证申领业务流程,而后与北京市公安局身份证管理中心直接联系,提出了我们的基本思路与具体设想,当即受到其接受与首肯,并立刻指示朝阳区人口管理处处长协调相关事宜(主要是推荐符合第二代身份证技术标准的人像采集设备及与相关派出所的信息数据传输试验);

其次,对符合第二代身份证技术标准的人像采集设备,按照我校的技术标准要求,进行综合应用功能的改进,以保证该设备所采集的人像信息资料,能够同时满足学校方面的需求;

其后,对该设备所采集的人像信息资料,经“校园e卡通”系统再次加工处理,而后提供给有关各方利用。

最后,我校使用的数码人像采集设备,是以北京路通公司提供的符合第二代身份证技术标准的设备为原型机,并按照我校的技术标准要求进行软件升级后的产品。目前我校对该设备的需求与实际配置,是采用买断和租赁相结合的方式,即购买一台作为固定配置,以保证日常使用,新生入学时的较大数量的设备需求,则采用租赁方式解决。

三、综合(双向)支付功能产品

1、产品的功能与特点

下面介绍的综合(双向)支付清算功能产品,它是通过对多种具体支付结算方式的有机组合和优化适用性选择,形成综合效应,增加应用范围,从而提高了实际应用效果,基本满足了学校财务部门与广大师生个人之间的各项收支结算的支付服务需求,极大的减少了财务部门的现金流量,减轻了财务人员的劳动强度,提高了工作质量与效率,提高了管理与服务水平,同时也方便了广大师生。

2、产品研发的具体解决方案

我们这里所说的综合(双向)支付清算功能产品,主要是应用“校园e卡通”系统发行的个人银行卡和校园卡的支付功能,与学校收费管理系统和有关合作银行支付清算系统等资源,加以整合配套而形成的,主要用于学校财务收支结算的一套综合(双向)支付清算模式。它主要由以下几种具体支付结算方式有机组合而成(其中的多种具体支付结算方式,各高校都已经常应用。但“网联注册、银联汇缴” 学费收缴系统,则是我校原创性的支付结算方式):

A、利用 “天财”收费管理系统,与合作银行的支付清算系统和“校园e卡通”系统建立起数据链接,实现学费收缴状况的个体和分类管理与动态监控;

B、利用合作银行的代理支付结算服务,应用银行卡代发职工工资、助学金与助学贷款等;

C、利用合作银行的代理收费结算服务,应用银行卡大批量代扣收缴在校学生学费;

D、利用“校园e卡通”系统圈存机,应用校园e卡自助缴费或领取补助等;

E、利用合作银行的财务结算专用终端POS机,应用银行卡的刷卡支付功能,实现在会计结算柜台刷卡(即时双向)支付清算,即时资金到账。它的应用基本上解决了在会计结算柜台点收点付现金的诸多麻烦;

F、我校与合作银行合作建立的 “网联注册、银联汇缴” 学费收缴系统

3、上述“网联注册、银联汇缴” 学费收缴系统,它虽不完全属于“校园e卡通”系统范畴,但它是综合(双向)支付清算功能产品的重要有机组成部分,其所特定的服务对象有着其特殊性,这部分服务对象的学费收缴问题,因其特殊性一直是困扰财务部门多年的难题。

这一功能产品的特定的服务对象是我校远程教育、继续教育和其他学院在校外办班的学生,这些非在校学生的特殊性是遍布全国各地,面广、量大批次多。“网联注册、银联汇缴” 的学费收缴模式,就是为适应这部分学生的特点而建立。

所谓“网联注册、银联汇缴”,是对这一模式的基本业务流程的简要概括描述。它的基本业务流程包括以下六个重要环节:

第一、学生被录取后,有关学院将已录取的学生姓名、身份证号、学号或录取号等信息资料,送交财务处收费管理科,并在通知其学生已被录取时,告知他(她)的学号或录取号及有关缴费注意事项;

第二、财务处收费管理科将招生学院送交的信息资料导入收费管理系统,经收费管理系统进行信息加工处理后,再传输到学校的专用网站上;

第三、已被录取的学生在当地通过互联网,登陆学校设立的专用网站,调出并核对本人姓名、身份证号、学号或录取号,核对无误进行网上登记注册,并确定本人的缴费项目和金额;登记注册后即可自动获得合作银行随即配给的,以登记注册的学生姓名开立的银行账户(账号)。

第四、已被录取的学生按照通知规定的时间区段范围之内,到纳入中国银联服务系统的,在当地营业的任意一家银行的网点,按照所确定的金额和银行账户(账号)汇款;

第五、财务处收费管理科,按期向合作银行发送授权代理扣收款项的信息数据资料,合作银行按照学校的授权办理后,向学校返回已成功扣收和未能扣收的信息数据资料,并将已成功扣的资金划转入学校财务在该行开立的银行账户。

第六、财务处收费管理科将合作银行返回的已成功扣收和未能扣收的信息数据资料返导入收费管理系统,收费系统处理后输出打印收费票据。

4、关于“网联注册、银联汇缴” 学费收缴系统的三个重要特点:

第一、它利用和结合了网络的优势与银联服务系统的优势,是传统方法与现代技术相结合的衍生功能产品。

第二、它既有利用网络方便快捷的特点,而实质性资金又没有通过网上银行办理,而是以传统的银行间的汇款方式,将资金汇入学校指定的银行之中的学生本人名下的账户,解除了对资金安全的忧虑。这方面的特点,目前许多用户还不是很清楚,还存有对资金安全的顾虑,还需要让用户更深入的了解。

第三、它的投入实际应用,既破解了学校财务部门向远程教育、继续教育和校外办班学生实施直接办理收费的难题,规范了学校有关学院的收费行为,同时减轻了财务部门在实施直接办理收费过程中的作业强度。

第三部分、关于投入与产出情况

在当前我国对教育的总体投入不足,学校各项事业发展对资金的持续需求压力很大,资金供求矛盾非常突出的情况下,期望学校财务自筹安排或合作银行方面提供充足的资金,用于建设“校园e卡通”系统项目是不现实的。通常学校财务自筹安排资金是作为配套资金投入,且资金额度很有限;合作银行方面也会根据项目可能为其带来的资金流量,测算其自身的受益状况,在其测算的认为适当的成本费用范围之内,提供一定数量的资金投入。另一方面,对于“校园e卡通”系统项目,虽然投入是产出的必要基础,两者之间虽是有着较高的关联度,但投入与产出之间的关系,并非必定就是正比例关系。以上认识正是我们今天交流探讨投入与产出问题之必要性,立足点和实质意义。我们正是要以这样的认识为基础,着力探讨与追求可以用较少的、但是适当的资源投入,获得较多的产出,产生较好的经济效益与社会效益。

关于投入与产出的定义,两者都有广义和狭义的区别,广义的投入应包括实施“校园e卡通”系统项目建设中的人、财、物等全部资源的实际投入,狭义的投入则仅指其资金的投入。广义的产出应包括 “校园e卡通”系统所产生的直接和间接的综合经济效益与社会效益,狭义的产出则仅指其直接产生的经济效益。

“校园e卡通”系统建设的投入与产出问题,它是我们需要关注的一个重要方面。因为,优良的投入产出比,经济效益与社会效益,是“校园e卡通”事业健康稳定持续发展的根本保证。但是,投入与产出却是一个较为宽泛的问题,深入探讨它会涉及与关联到诸多方面的理论与实际问题,而且许多方面或问题也是很难讲得清楚,很难给出量化的评价指标与完整准确的评定结果。从前面对投入与产出基本定义的描述就可看出。例如:若要计算投入与产出率问题,就需要使用货币计量,而“校园e卡通”系统的投入和产出,许多东西是无法以货币形式准确计算出来的,特别是它的产出。我们仅能就其狭义的投入与产出比,做一个大致的分析比较与评估,而不可能准确地计算出其具体的精确的投入产出率。所以,今天只是在极其很有限的层面,即仅以对外经济贸易大学为案例,简要介绍建设“校园e卡通”系统的投入与产出情况,蜻蜓点水般的作一点初步的交流探讨:

一、投入情况

对外经济贸易大学建设“校园e卡通”系统的总投入为181.2万元(注:不含建行为系统配套所建立的自助银行投入和 “e卡通”系统基于运行的学校公共网络的投入),主要包括:

1、系统硬件设备及“e卡通”系统专用网络施工费用 115.2万元,

2、系统核心基础平台软件费13万元、各项应用子系统软件费15.5万元,合计28.5万元;

3、校园卡(2万张)、印制卡色带、卡套、挂绳,及使用手册37.5万元。

二、产出情况

对外经济贸易大学建设“校园e卡通”系统的产出,仅以经济交易与清算功能产品,目前已经产生的直接的经济效益计算,其估值年收入为96万元(1-3项)或70万元(1-2项)。主要包括:

1、以系统提供的结算资金流量每月300万元(依据谨慎原则,按1.5万张卡,每张卡月均综合消费额200元计算),参照中国银联为零售商业提供支付结算服务的收费标准(商业1%-2%、餐饮业2%-3%、娱乐业3%-4%),以结算资金流量1%的(最低标准)计算,年可收入服务费36万元;

(注:估值年收入服务费36万元是机会收入,实际并未收取。我们是作为公共服务产品提供的,只为分析探讨投入产出问题而列示)

2、按照目前已经产生的减少工作岗位(工作人员)17个,每人每年综合费用2万元计算,年可节约费用支出34万元;

(注:减少工作岗位:餐饮中心原来两套售饭系统撤除4个;供暖中心12个公共洗浴室,计12个;网络与计算中心收费员1个。)

3、为学生节省银行卡服务费和小额账户管理费(依据谨慎原则,按1.3万张卡,每张卡户每年20元计算),年可节省费用支出26万元;

三、投入与产出比较分析

前面简要揭示了投入与产出情况,虽然揭示的内容很不全面完整,相关数据很有限,特别是产出方面仅只揭示了经济交易与清算功能产品方面产生的收益(还不包括为学生节省的照相费用等),对公共事务与专项业务方面产生的提高效率,使得校内、外的相关部门节约了大量的工作时间,水、电、天然气能源等都未涉及。即便如此,我们却已经可以清楚的看出它的优良的投入产出比,即仅以1.89年(181.2/96)或2.59年(181.2/70),就可以收回全部投入。如果全面考虑我校“校园e卡通”系统全面的综合产出效能,它所具有的经济效益与社会效益就更加显著。

结束语

以上与大家交流探讨的,是我们在“校园e卡通”系统建设过程中的教训与反思,服务与管理功能产品的开发应用与研究探索,以及投入与产出方面的简要情况。最后,愿以诚恳之心,坦言四点经验体会作为结束:

第一、必须全面系统充分地做好预先研究与方案规划,它是一个不可缺少的重要环节,它是成功的基础也是保证;

第二、重视优化系统核心基础平台的综合性能和相关业务流程,特别是它的柔和性和拓展性,它是开发各项实际应用的基础,更是产出效能的基础;

第三、高度关注硬件设备选型与科学合理配置,以及硬件与软件之间的相互适应性,它关系到系统的稳定性、安全性与高效性;

第四、持续着力符合高校实际需求的,具有方便性、实用性、高效性的服务与管理功能产品的开发应用与研究探索,它是“校园e卡通”综合高效、方便实用优越性能最具体最真实的体现,也是最直接最有效的发挥其综合经济效益与社会效益的重要载体。

谢谢大家!

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